Key Security Pro

Módulos de la aplicación

Key Security PRO

Es utilizada actualmente por las empresas más prestigiosas en el ámbito de la seguridad, servicios auxiliares y limpieza, y en general todas aquellas organizaciones que cuentan con un número elevado de personal trabajando a turnos.

Permite gestionar los turnos y horarios de los trabajadores de varias compañías, unidades de negocio y/o delegaciones.

Es totalmente modular, escalable, flexible y permite dibujar múltiples escenarios de trabajo.

Cuenta con unas herramientas propias para operar rápida y ordenadamente, y dispone de la exportación a formatos PDF y EXCEL.

Módulos:

PROGRAMACIÓN SERVICIOS

La finalidad de este menú es la de aglutinar la mayor parte de las operaciones que pueden realizar los operativos y el Jefe de Servicios. Entre ellas se encuentran funciones como la confección y modificación de cuadrantes y la introducción de incidencias de los empleados.

Ficheros:

Clientes, Centro de trabajo , Servicios, etc…
Plantillas Base
Horarios/ Servicios
Textos ordenes de trabajo y cuadrantes
Programación por periodo
Restricciones Clientes

Cuadrantes:

Protección de cuadrantes, recuperación de cuadrantes, etc…
Incidencias meses anteriores
Altas y Bajas Servicios/Operativa

Procesos:

Planning Servicios
Absentismos, Vacaciones, Dietas y Desplazamientos, Pluses especiales, Pluses Mensuales, etc…
Generación de Programación Mensual
Copias de Servicios, Petición de Refuerzos, etc…
Consultar situación del empleado

Calendarios:

Localidades, Festivos Calendario, Mnto. Sábados festivos, etc…

Listados:

Cuadrantes, Ordenes de trabajo, Programación por Periodo, etc…
Horas empleados/Mes, Resumen Horas Clientes, Puestos no Cubiertos, Plantillas Base, etc…
Modificación Cuadrante, Solapes trabajador, Diferencia vacaciones, etc…

INSPECCIONES

La funcionalidad de este menú es la de tener la mayor parte de las operaciones que puede realizar el Inspector, es importante para llevar una buena gestión y control sobre los servicios prestados a los clientes.

Inspecciones:

Control de la operativa
Mantenimiento inspecciones
Inspecciones realizadas, servicios sin inspeccionar, inspecciones pendientes, etc…
Control de la uniformidad, armamento, tiro, etc…
Estadística Inspector/Cliente

Listados:

Centros de trabajo activos, inspecciones mínimas, etc…

Otras operaciones:

Incidencias en servicios, Control diario, Programación de inspecciones por periodo, etc…

GESTIÓN

En este menú se concentran las operaciones principales para llevar a cabo una consulta de los resúmenes y márgenes que interesan a cualquier gerente, director y en general aquellas personas designadas para controlar la rentabilidad de la empresa.

Márgenes:

Márgenes Grupos Clientes
Costes Generales
Costes Directos e Indirectos
Costes Horas/ Facturación
Costes empleados, absentismo, vacaciones, importes nómina, otros gastos, etc…

Listados:

Ratios
Horas clientes/ acumulado

FACTURACIÓN

Este módulo asegura el control total de la facturación, está enlazado con los diferentes módulos de la aplicación, de este modo nos permite controlar de manera exhaustiva todo lo que se factura a los clientes.

Facturación:

Generación Pre-factura anual, mensual, por periodos, etc…
Facturas Especiales
Edición de Facturas adjuntando cuadrante para envió por email de forma masiva.
Generación de Facturas: Fijas, Fijas Agrupadas, Agrupadas Mixtas, por Horas, Horas Agrupadas, Regulación, Acudas, etc…
Facturar un grupo de clientes, cliente individual, un servicio , múltiples servicios, etc…
Consultar Facturas

Anulaciones:

Mantenimiento Bolsa de Horas, Anulación de Facturas, etc…

Procesos:

Regularización precios Fijos/ Servicio
Actualización Estadística

Listados Pre-facturación:

Resumen Pre-facturación
Pre-facturación fija, agrupada, por periodo, etc…
Edición Bolsa Horas/ Cliente

Listados de Facturación:

Registros Facturas general (G1)
Detallado por servicio
Comparación Horas Contratadas/ Realizadas , servicios con incidencias, etc…
Comprobación servicios Facturados/ Pendientes
Facturas Clientes y formas de pago

CIERRE DE HORAS

En este menú se concentran todas las operaciones a realizar para el cálculo de las variables de nómina de los trabajadores.

Procesos:

Menú cierre horas: Cierre horas, Pluses especiales e Importes nómina
Variables de nómina: Horas extras , Nocturnidad , Plus festivos , Radioscopia básica, Dietas y desplazamientos, Plus peligrosidad, etc…
Consulta cierre empleado en tiempo real
Cierre mensual, anual, por empleado, etc…
Descuadres, deuda cancelada, regularización convenio vacaciones, etc…
Cargos entre centros de coste
Liberar horas extras, saldo anterior computo, precios hora extra, deuda mes anterior, etc…
Procesar incidencias

Listados:

Computo anual, Horas anual, deudores horas, etc…
Horas servicio/ Empleado
Horas servicio/ Cliente

UNIFORMIDAD Y MEDIOS

Este menú nos ofrecerá todas las operaciones para controlar el vestuario entregado a los empleados, el stock en nuestras dependencias, las operaciones de entrada/salida de stock tanto en procesos de compras como en el de entregas. Además disponemos de una estadística que nos permite conocer los consumos mes a mes de cada uno de los artículos.

Utilidades:

Mantenimiento Familias, proveedores, referencias y dotaciones
Mantenimiento usuario entradas y salidas
Mantenimiento Almacenes
Evaluación proveedores

Procesos:

Control de entrada y salida de material
Control de entrega individual y dotaciones
Asignación material a servicio
Mantenimiento vehículos operativos
Traspaso entre Almacenes
Consumibles

Inventario:

Inventario Uniformidad
Inventario medios Auxiliares

Listados:

Entregas de Uniformidad
Estadísticas Uniformidad
Gastos/Concepto

PERSONAL

Este es el menú que aglutina todos los procesos llevados a cabo por el departamento de personal. Quizá el apartado más importante sea el que hace referencia a la contratación de los trabajadores y el alta en programación puesto que afecta al jefe de servicios y los operativos en la programación.

Ficheros:

Jornada empleados
Precios/empleado
Pluses especiales
Pluses funcionales
Precios anuales
Convenios categoría
Tipos de contrato
Centros cotización
Generación fichero TC
Subrogaciones

Altas:

Aspirantes
Contratación
Alta en programación

Procesos:

Actualizar precios
Modificación Contratos
Saldo inicial y final año
Deuda mes anterior
Pago horas a computo anual
Finiquitos/ Edición finiquitos
Anticipos

Listados:

Situación empleados
Cuadrantes , Orden de trabajo, Vencimiento Contratos, etc…
Horas Nómina/ Anual
Listado de personal
Importes debidos

CALIDAD

La finalidad de este módulo es para que los servicios cumplan con los máximos estándares de calidad y así lograr y mantener la satisfacción de los clientes.

Ficheros:

Gestión de no conformidades
Reclamaciones de los clientes
Acciones correctivas/preventiva
Propuestas de mejora, reuniones, petición clientes, etc…

Control:

Calidad empleados
Calidad centro de trabajo
Calidad servicio

Listados:

Resoluciones acabadas, pendientes, etc…

SEGURIDAD

Todo lo relacionado con las armas se encuentra en este módulo. Como se verá a continuación existen procesos relacionados con el tiro de los vigilantes, las armas y sus movimientos y los armeros.

Armas:

Armas
Tiro/ Vigilantes
Movimiento de armas
Armeros
Mantenimiento de Cartuchería
Saldo Cartuchería
Mantenimiento Revisiones Armas/ Pendientes de revista

Listados:

Listados vigilante pendiente de tiro
Vigilantes al tiro
Revista armas
Tiro guardia civil
Movimientos armas
Armeros/Armas

COBROS

La finalidad de este menú es la de controlar todos los aspectos posteriores a la facturación a clientes, el cobro de las facturas emitidas con anterioridad.

Cobros:

Cobros y cancelación de facturas
Cuentas contables bancos
Menú Remesas Bancarias

Listados:

Vencimiento de facturas
Reporte cobros y antigüedad de saldo
Pendiente de cobro/ Cliente
Cancelaciones
Facturas cobradas
Consultar facturas

COMERCIAL

El módulo comercial se adapta a tus procesos comerciales y a las exigencias de tu empresa; desde la creación de la cita, la simulación de márgenes por servicio para la oferta hasta el registro de la visita comercial.
Esta diseñado para optimizar tiempos y conseguir el máximo de información en las visitas comerciales.

Ficheros:

Clientes Reales
Clientes Potenciales, centro de trabajo Potencial
Localidades, festivos calendario oferta, ubicaciones de clientes, etc…

Control:

Mantenimiento visitas
Ofertas, escandallos, contrato, etc…
Simulación márgenes servicio para la oferta
Desglose coste horas

Listados:

Informes visual anual, diario, etc…
Consultar ofertas, visitas comerciales, próximas visitas, etc…

COMPRAS

El módulo de compras permite gestionar de forma más efectiva los procesos de gestión de los pedidos y su facturación correspondiente.
Al poder centralizar la información supone una mejora significativa para el departamento de compras, también agiliza el trabajo de todo el equipo de compras y ayuda a tomar decisiones efectivas para la empresa.

Mantenimientos:

Mantenimiento Familias, Proveedores y Referencias
Mantenimiento Usuario de entradas y salidas
Evaluación Proveedores

Procesos:

Solicitudes de Compras
Generación de Pedidos
Mantenimiento pedidos Compra
Albaranes Recepción
Facturas Compra
Contabilización Facturas
Traspaso entre Almacenes

Inventarios:

Inventario Uniformidad
Inventario Medios Auxiliares

Listados:

Listados de pedidos, solicitudes, albaranes, facturas, etc…
Estadística Compras

FORMACIÓN

Concentrar los procesos más habituales en la gestión que debe llevar a cabo el departamento de formación de una empresa de seguridad o servicios.

Cursos Formación:

Mantenimiento cursos
Cuadrante para cursos y programación automática
Mantenimiento profesorado
Horas de formación de los empleados
Asistentes/ Cursos

Ficheros:

Mantenimiento cursos especiales
Edición cuadrantes/ Servicio
Excels asistentes curso
Informe anual
Búsqueda por requisitos

Estructura por Módulos

CLAU INFORMÁTICA

1. CONTRATACIÓN SERVICIOS: Gestión de la contratación de los servicios con sus horarios propios y forma de facturación.

2. CONTRATACIÓN PERSONAL: Selección, contratación e impresión de toda la documentación necesaria (mod.IRPF, contrato de trabajo, etc.)

3. GESTIÓN CUADRANTES: Generación automática de los cuadrantes. Permite la modificación en el día a día de: horarios, refuerzos, absentismo, vacaciones, etc. de forma rápida y ágil. Se puede obtener cualquier tipo de información a tiempo real sobre las horas realizadas.

4. FACTURACIÓN: Generación automática de las facturas a partir delos cuadrantes en función de los requerimientos de cada cliente.

5. VARIABLES NÓMINA: Cálculo de las variables del mes del personal (horas extras, nocturnas, festivas, pluses, etc.)

6. TRASPASOS: Traspasos de la facturación a contabilidad (asientos, tesorería, cobros). Interface de KSPRO a varios programas de nómina donde se traspasaran variables (altas de personal, modificaciones de contrato, finiquitos, anticipos, etc.)

7. LISTADOS GESTIÓN: Control de cuadre de las horas (contratadas, realizadas, facturadas y pagadas). Reportes para dotar a la dirección de información para la toma de decisiones (ratios, márgenes, costes, etc.)

A. CALIDAD: Gestión de no conformidades, reclamaciones, acciones correctivas y mantenimiento de los manuales.
B. INSPECCIONES A SERVICIOS: Registro de las inspecciones realizadas al personal en los servicios. Evaluación del estado de las instalaciones y medios.
C. CONTROL DE LA UNIFORMIDAD Y MEDIOS: Control del stock de uniformes y medios auxiliares y del histórico de las entregas al personal.

Esquema KSPRO

CLAU INFORMÁTICA

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